ISO to międzynarodowa, pozarządowa organizacja, która opracowuje dobrowolne normy ułatwiające zarządzanie firmami, handel i współpracę między organizacjami. ISO nie certyfikuje przedsiębiorstw. Certyfikat wydaje niezależna, akredytowana jednostka certyfikująca, która potwierdza zgodność systemu firmy z wybraną normą.
Czym jest ISO?
ISO to skrót od International Organization for Standardization, czyli Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej. Jest to niezależna organizacja pozarządowa zrzeszająca krajowe jednostki normalizacyjne. Jej zadaniem jest tworzenie międzynarodowych standardów dotyczących między innymi jakości, bezpieczeństwa, ochrony środowiska, technologii i zarządzania.
Nazwa ISO nawiązuje do greckiego słowa isos, oznaczającego „równy”. Ma podkreślać ideę ujednolicania wymagań i sposobów działania w różnych krajach. W Polsce z ISO współpracuje Polski Komitet Normalizacyjny (PKN), który uczestniczy w opracowywaniu norm oraz udostępnia ich polskie wersje.
ISO w nazwie norm biznesowych nie oznacza tego samego co ISO w fotografii. W aparacie fotograficznym ISO określa czułość matrycy lub materiału światłoczułego. To jedynie zbieżność nazw, niezwiązana z certyfikacją przedsiębiorstw.
Organizacja ISO, norma i certyfikat – czym się różnią?
Określenia „norma ISO” i „certyfikat ISO” bywają używane zamiennie, choć oznaczają różne rzeczy. Organizacja ISO opracowuje i publikuje standardy. Norma jest dokumentem zawierającym wymagania lub wytyczne, a certyfikat stanowi potwierdzenie, że niezależny audyt wykazał zgodność z określoną normą.
| Pojęcie | Co to jest? | Kto za to odpowiada? | Czy podlega certyfikacji? |
|---|---|---|---|
| Organizacja ISO | Międzynarodowa organizacja tworząca normy i standardy. | ISO oraz krajowe organizacje normalizacyjne, w tym PKN. | Nie. ISO nie jest jednostką certyfikującą. |
| Norma ISO | Dokument określający wymagania, zasady lub wytyczne dla produktu, procesu albo systemu zarządzania. | Komitety techniczne ISO i uczestniczące w ich pracach organizacje. | To zależy od rodzaju normy. Normy systemów zarządzania mogą być certyfikowane, a techniczne zwykle nie. |
| Certyfikat ISO | Dokument potwierdzający zgodność systemu zarządzania z wymaganiami konkretnej normy. | Niezależna, akredytowana jednostka certyfikująca. | Nie. Certyfikat jest wynikiem przeprowadzonej oceny zgodności. |
Dlatego zdanie „firma ma ISO” jest nieprecyzyjne. Firma może wdrożyć wymagania normy, a następnie uzyskać certyfikat dla określonego systemu zarządzania i zakresu działalności. Certyfikat nie potwierdza automatycznie, że każdy produkt lub każda usługa firmy spełnia wszystkie możliwe standardy.
Najpopularniejsze normy ISO
Normy ISO obejmują zarówno systemy zarządzania, jak i szczegółowe wymagania techniczne dotyczące produktów, materiałów lub procesów. W biznesie często stosuje się następujące normy systemowe:
- ISO 9001 – system zarządzania jakością, który pomaga uporządkować procesy i stabilnie spełniać wymagania klientów.
- ISO 14001 – system zarządzania środowiskowego, związany z ograniczaniem wpływu organizacji na środowisko i lepszym wykorzystaniem zasobów.
- ISO 27001 – system zarządzania bezpieczeństwem informacji, obejmujący ochronę danych i informacji przed utratą, nieuprawnionym dostępem lub innymi zagrożeniami.
- ISO 45001 – system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, ukierunkowany na ograniczanie ryzyka wypadków i poprawę warunków pracy.
Normy systemów zarządzania, takie jak ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 i ISO 45001, mogą być podstawą certyfikacji. Inaczej działa to w przypadku norm technicznych, które określają na przykład wymiary, tolerancje, właściwości materiałów lub parametry urządzeń. Stosowanie takiej normy może potwierdzać zgodność produktu z wymaganiami technicznymi, ale sama norma nie prowadzi do uzyskania „certyfikatu ISO” w rozumieniu certyfikacji systemu zarządzania.
Wdrożenie normy jest co do zasady dobrowolne. Nie oznacza to jednak, że wymagania norm nie mają znaczenia prawnego w konkretnych sytuacjach. Przepisy, zamówienia lub warunki przetargu mogą odwoływać się do określonych standardów. Trzeba wtedy sprawdzić wymagania właściwe dla danej branży i umowy.
Jak przebiega wdrożenie i certyfikacja ISO?
Uzyskanie certyfikatu wymaga najpierw zbudowania i uruchomienia systemu zarządzania. Szczegółowy przebieg zależy od normy, wielkości organizacji, liczby lokalizacji i złożoności procesów, ale zwykle obejmuje następujące etapy:
- Wybór normy – organizacja określa, jaki problem chce uporządkować i jakie cele biznesowe ma wspierać wybrany standard.
- Analiza wymagań i opracowanie systemu – firma opisuje procesy, odpowiedzialności, cele, zasoby i sposób nadzorowania działań. Dokumentacja powinna odpowiadać rzeczywistemu funkcjonowaniu organizacji, a nie być zbiorem nieużywanych procedur.
- Wdrożenie i szkolenie pracowników – ustalone zasady zaczynają działać w praktyce, a osoby zaangażowane w procesy poznają swoje zadania i odpowiedzialność.
- Audyt wewnętrzny i przegląd zarządzania – organizacja sprawdza, czy system spełnia wymagania normy i działa skutecznie. Wykryte niezgodności należy skorygować przed oceną zewnętrzną.
- Audyt zewnętrzny – niezależna jednostka certyfikująca ocenia dokumentację oraz działanie systemu. Pozytywny wynik i usunięcie ewentualnych niezgodności mogą prowadzić do wydania certyfikatu.
Jednostka certyfikująca powinna zachować bezstronność, dlatego nie powinna jednocześnie projektować systemu i oceniać własnej pracy. Przy wyborze jednostki warto sprawdzić jej zakres akredytacji oraz doświadczenie w danej branży. Po wydaniu certyfikatu odbywają się audyty nadzoru, zwykle co najmniej raz w roku, aby potwierdzić dalsze funkcjonowanie systemu.
Koszt certyfikacji zależy między innymi od liczby pracowników, lokalizacji, zakresu certyfikacji, rodzaju działalności, pracy zmianowej i dojrzałości systemu. Nie ma jednej ceny obowiązującej wszystkie firmy, dlatego jednostka certyfikująca przygotowuje ofertę po analizie danych organizacji.
Dlaczego firmy wdrażają normy ISO?
Wdrożenie normy wymaga czasu, zaangażowania pracowników i uporządkowania wielu działań. Korzyści mogą dotyczyć zarówno codziennej pracy firmy, jak i jej relacji z klientami oraz partnerami:
- uporządkowanie procesów, odpowiedzialności i obiegu informacji,
- mniejsza liczba błędów oraz lepsze wykrywanie przyczyn niezgodności,
- bardziej spójna jakość produktów i usług,
- łatwiejsze szkolenie nowych pracowników i przekazywanie obowiązków,
- większe zaufanie klientów i partnerów biznesowych,
- spełnienie wymagań niektórych kontraktów, przetargów lub odbiorców,
- lepsze przygotowanie do współpracy międzynarodowej.
Certyfikat nie zastępuje sprawnego zarządzania i nie gwarantuje braku problemów. Potwierdza jednak, że w określonym zakresie niezależna jednostka oceniła system firmy jako zgodny z wymaganiami wybranej normy.
Najprościej: ISO tworzy normy, organizacja wdraża wybrany standard, a akredytowana jednostka zewnętrzna sprawdza zgodność i może wydać certyfikat.
