Arkusz spisu z natury dokumentuje rzeczywisty stan towarów i innych składników majątku firmy. Nie składa się go w urzędzie skarbowym, ale trzeba przechowywać go w dokumentacji przedsiębiorstwa. Poprawność dokumentu zależy przede wszystkim od kompletnego wykazu, prawidłowej wyceny, właściwej daty, numeracji stron i podpisów.
Czym jest spis z natury?
Spis z natury, nazywany także remanentem, jest dokumentem wewnętrznym przedsiębiorcy prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów. Potwierdza fizyczne ustalenie ilości oraz wartości składników majątku objętych spisem.
Na podstawie spisu ustala się różnicę remanentową, czyli różnicę między wartością spisu na początek i koniec roku podatkowego. Wpływa ona na obliczenie dochodu. Arkusz nie jest deklaracją ani załącznikiem wysyłanym do urzędu skarbowego, lecz powinien być przechowywany na wypadek kontroli.
Zasady sporządzania dokumentu wynikają z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w szczególności z przepisów dotyczących spisu z natury i wyceny jego składników.
Co musi zawierać arkusz spisu z natury?
Przepisy nie narzucają jednego graficznego wzoru arkusza, ale dokument powinien zawierać informacje pozwalające jednoznacznie ustalić, kto, kiedy i co spisał oraz jak obliczono wartość poszczególnych pozycji.
| Element arkusza | Opis i znaczenie |
|---|---|
| Dane firmy | Nazwa firmy albo imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz adres. |
| Data sporządzenia | Dzień, na który ustalono stan składników majątku. Spis odnosi się do konkretnej daty. |
| Numeracja stron | Kolejny numer arkusza lub strony, gdy dokument obejmuje więcej niż jedną stronę. |
| Wykaz składników | Nazwa składnika, jednostka miary, ilość, cena jednostkowa i wartość pozycji. |
| Łączna wartość | Suma wartości wszystkich pozycji ujętych w spisie. |
| Klauzula końcowa | Informacja, na której pozycji zakończono spis. |
| Podpisy | Imiona, nazwiska i podpisy osób sporządzających spis oraz właściciela lub osoby reprezentującej firmę. |
W wykazie należy uwzględnić towary i materiały znajdujące się w firmie, ale także składniki będące własnością przedsiębiorcy, które w dniu spisu znajdują się poza jego siedzibą. Trzeba również wykazać towary obce znajdujące się w firmie na podstawie umowy. Ich ujęcie nie oznacza, że stają się własnością przedsiębiorcy, lecz potwierdza ich obecność w miejscu objętym spisem.
Jak krok po kroku wypełnić arkusz?
Najbezpieczniej sporządzać dokument równocześnie z fizycznym liczeniem składników. Kolejne czynności powinny wyglądać następująco:
- Uzupełnij nagłówek – wpisz dane firmy, adres, datę spisu oraz oznaczenie strony. Jeżeli arkusz ma kilka stron, ponumeruj je w sposób ciągły.
- Wpisz każdy składnik osobno – podaj nazwę towaru, materiału lub innego składnika objętego spisem oraz jednostkę miary, na przykład sztuki, kilogramy lub metry.
- Wprowadź ilość ustaloną podczas liczenia – wpisz stan faktyczny, a nie ilość wynikającą wyłącznie z ewidencji magazynowej. Wszelkie rozbieżności między stanem księgowym a rzeczywistym trzeba wyjaśnić i rozliczyć.
- Ustal cenę jednostkową – zastosuj sposób wyceny właściwy dla danego rodzaju składnika, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu dotyczącym KPiR. Przy towarach i materiałach znaczenie mogą mieć między innymi cena zakupu lub nabycia oraz stan składnika.
- Oblicz wartość pozycji – pomnóż ilość przez przyjętą cenę jednostkową. Wynik wpisz w kolumnie wartości, zachowując jednolity sposób zaokrąglania i zapisu kwot.
- Zsumuj wszystkie pozycje – łączna wartość spisu powinna wynikać z dodania wartości poszczególnych składników. Sprawdź, czy żadna pozycja nie została pominięta lub ujęta dwukrotnie.
- Zamknij i podpisz dokument – wpisz, na której pozycji zakończono spis, a następnie zbierz podpisy osób sporządzających arkusz oraz właściciela albo osoby uprawnionej do reprezentowania firmy.
Jeżeli dokument tworzysz elektronicznie, sam sposób jego przygotowania nie zmienia wymogów formalnych. Arkusz powinien nadal pozwalać na odtworzenie przebiegu spisu, identyfikację osób odpowiedzialnych i sprawdzenie obliczeń. Po zakończeniu warto zabezpieczyć ostateczną wersję przed przypadkową zmianą.
Kiedy trzeba sporządzić spis z natury?
Obowiązek sporządzenia remanentu wynika z przepisów podatkowych i zależy od sytuacji przedsiębiorstwa. Spis wykonuje się w szczególności:
- na dzień 1 stycznia,
- na koniec roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności,
- w związku z likwidacją działalności,
- w razie zmiany wspólnika albo zmiany proporcji udziałów wspólników.
W konkretnym przypadku znaczenie mogą mieć także forma prowadzonej działalności, rodzaj ewidencji i przyczyna sporządzenia spisu. Przy wątpliwościach dotyczących terminu lub zakresu dokumentu należy odwołać się do aktualnego brzmienia ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozporządzenia w sprawie KPiR.
Na jakie błędy uważać?
Najczęstszy problem polega na tym, że arkusz odzwierciedla stan księgowy zamiast stanu faktycznego. Samo przepisanie danych z programu magazynowego nie zastępuje fizycznego ustalenia ilości. Szczególnej kontroli wymagają towary znajdujące się poza siedzibą firmy, towary obce oraz składniki przechowywane w innych lokalizacjach.
Błąd w cenie jednostkowej, pominięcie pozycji, niewłaściwa data albo brak podpisów może podważyć wiarygodność dokumentu. Nieprawidłowa wycena wpływa na łączną wartość remanentu, a ta może zmienić wysokość dochodu wykazanego do celów podatkowych. W razie kontroli urząd skarbowy może zakwestionować rozliczenie, jeżeli spis nie pozwala potwierdzić rzeczywistego stanu majątku i sposobu obliczeń.
Przed zamknięciem arkusza sprawdź, czy:
- data spisu odpowiada sytuacji, dla której dokument jest sporządzany,
- ujęto wszystkie składniki objęte spisem, także towary obce i znajdujące się poza siedzibą,
- każda pozycja ma nazwę, jednostkę miary, ilość, cenę i wartość,
- sumy stron oraz łączna wartość spisu są zgodne,
- arkusze mają numerację, klauzulę końcową i wymagane podpisy.
Rzetelny arkusz spisu z natury powinien umożliwiać porównanie stanu faktycznego z zapisami księgowymi oraz odtworzenie sposobu wyceny. Niezależnie od tego, czy przygotujesz go ręcznie, czy elektronicznie, wymogi wynikające z przepisów pozostają takie same.
Treść ma charakter ogóln informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej ani prawnej. W przypadku nietypowych składników majątku lub wątpliwości dotyczących ich wyceny skonsultuj się z księgowym albo doradcą podatkowym.
