Faktura pro forma jest dokumentem używanym w obrocie gospodarczym, który choć przypomina zwykłą fakturę VAT, pełni zupełnie inną rolę. Nie jest to dokument księgowy, a jego głównym zadaniem jest informowanie potencjalnego klienta o kosztach planowanej transakcji. W artykule omówimy, co to jest faktura pro forma, jakie ma zastosowania oraz jak prawidłowo ją wystawić.
Co to jest faktura pro forma?
Faktura pro forma to dokument, który pełni funkcję oferty handlowej lub wezwania do dokonania przedpłaty. Pomimo że wygląda jak faktura VAT, nie jest dokumentem księgowym i nie wywołuje skutków podatkowych. Służy przede wszystkim jako forma przedstawienia warunków transakcji, co pomaga w negocjacjach oraz umożliwia potencjalnemu klientowi zapoznanie się z kosztami i szczegółami oferty.
Jedną z głównych zalet faktury pro forma jest to, że nie wymaga korygowania w przypadku, gdy klient zrezygnuje z zakupu. Dzięki temu przedsiębiorca unika konieczności wystawiania faktury korygującej, co może być czasochłonne. Faktura pro forma nie jest również podstawą do odliczenia VAT przez klienta ani do zapłaty podatku przez sprzedawcę.
Dlaczego warto wystawiać faktury pro forma?
Faktury pro forma są przydatnym narzędziem w wielu sytuacjach biznesowych. Przede wszystkim umożliwiają przedsiębiorcom przedstawienie szczegółowej oferty bez zobowiązań podatkowych. Dzięki temu klient ma możliwość dokładnego zapoznania się z warunkami transakcji, co umożliwia podjęcie świadomej decyzji o zakupie.
Wystawienie faktury pro forma może być również formą zabezpieczenia dla sprzedawcy. W przypadku braku płatności nie ma konieczności realizowania usługi lub dostarczania towaru. Faktura pro forma staje się wiążąca dopiero w momencie, gdy klient zaakceptuje jej treść poprzez dokonanie płatności.
Faktura pro forma jest nie tylko narzędziem informacyjnym, ale także formą zabezpieczenia dla obu stron transakcji.
Jak wystawić fakturę pro forma?
Proces wystawiania faktury pro forma jest bardzo podobny do wystawiania zwykłej faktury VAT. Dokument ten powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy, takie jak:
- numer faktury,
- data wystawienia,
- dane sprzedawcy i nabywcy, w tym imię i nazwisko, adres oraz NIP,
- opis towaru lub usługi,
- cena jednostkowa netto, wartości netto i brutto,
- stawka i kwota podatku VAT.
Najważniejszym elementem jest oznaczenie dokumentu jako „Faktura pro forma” lub „Proforma”, co jasno wskazuje, że nie jest to dokument księgowy.
Kiedy wystawić fakturę pro forma?
Fakturę pro forma można wystawić w dowolnym momencie przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru, ponieważ nie jest ona regulowana przepisami prawnymi. Często stosuje się ją przed otrzymaniem całości lub części zapłaty, aby potwierdzić warunki transakcji i zainicjować płatność.
Warto pamiętać, że po dokonaniu płatności na podstawie faktury pro forma, sprzedawca ma obowiązek wystawienia właściwej faktury VAT. Jest to konieczne, aby uregulować zobowiązania podatkowe oraz formalnie zakończyć transakcję.
Elementy konieczne na fakturze pro forma
Choć przepisy nie regulują szczegółowo wyglądu faktury pro forma, powinna ona zawierać takie same elementy jak faktura VAT. Obejmuje to numerację, daty, dane stron oraz szczegóły dotyczące transakcji. Ważne jest, aby dokument był jednoznacznie oznaczony jako „Proforma”, aby uniknąć nieporozumień podatkowych.
Warto też zwrócić uwagę na dokładność danych i czytelność dokumentu, szczególnie gdy służy on jako oferta handlowa dla potencjalnych klientów. Poprawne przygotowanie faktury pro forma ułatwia późniejsze wystawienie właściwej faktury VAT po dokonaniu płatności.
Dokumentacja i przechowywanie faktur pro forma
Choć faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i nie podlega księgowaniu, warto przechowywać jej kopie w celach dowodowych. Może to być przydatne w przypadku ewentualnych sporów czy niejasności dotyczących warunków transakcji.
Przechowywanie faktur pro forma w formie elektronicznej ułatwia ich odnalezienie i archiwizację. Warto również zadbać o to, aby wszystkie wystawiane dokumenty były spójne i dobrze zorganizowane, co ułatwia zarządzanie dokumentacją biznesową.
Faktura pro forma a faktura VAT – różnice
Podstawową różnicą między fakturą pro forma a fakturą VAT jest ich funkcja oraz skutki podatkowe. Faktura VAT jest dokumentem księgowym, który rodzi obowiązki podatkowe zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy. Z kolei faktura pro forma pełni jedynie funkcję informacyjną i ofertową, nie wywołując żadnych skutków podatkowych.
Faktura pro forma zawiera te same informacje, co faktura VAT, ale nie może być użyta jako podstawa do odliczenia VAT ani do rozliczeń księgowych. Jest to jedynie dokument handlowy, który pomaga w zarządzaniu procesem sprzedaży i zabezpiecza interesy obu stron transakcji.
Co warto zapamietać?:
- Faktura pro forma to dokument informacyjny, który nie jest dokumentem księgowym i nie wywołuje skutków podatkowych.
- Umożliwia przedstawienie warunków transakcji bez zobowiązań podatkowych, co ułatwia negocjacje i podejmowanie decyzji przez klienta.
- Wystawienie faktury pro forma nie wymaga korygowania w przypadku rezygnacji klienta z zakupu, co oszczędza czas przedsiębiorcy.
- Dokument powinien zawierać m.in. numer, datę, dane stron, opis towaru/usługi oraz ceny, a także być oznaczony jako „Faktura pro forma”.
- Faktura pro forma nie zastępuje faktury VAT, która musi być wystawiona po dokonaniu płatności, aby uregulować zobowiązania podatkowe.
