Podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym odbywa się bezpłatnie na stronie podpis.gov.pl. Potrzebujesz ważnego profilu zaufanego, gotowego pliku oraz telefonu do odebrania kodu SMS. Samo zalogowanie nie oznacza jeszcze podpisania dokumentu – podpis wymaga osobnej autoryzacji.
Do czego służy podpis zaufany?
Podpis zaufany jest cyfrowym odpowiednikiem podpisu odręcznego w kontaktach z administracją publiczną. Możesz użyć go przy składaniu wniosków, pism i innych dokumentów do urzędów, także wtedy, gdy dokument przygotowano jako plik PDF, XML, DOCX lub w innym obsługiwanym formacie.
Do złożenia podpisu potrzebujesz ważnego profilu zaufanego. Usługa podpisywania dokumentów jest bezpłatna. Podpis zaufany jest przeznaczony przede wszystkim do spraw urzędowych, a nie do prywatnych umów zawieranych z inną osobą lub firmą.
Co przygotować przed podpisaniem dokumentu?
Przed rozpoczęciem sprawdź, czy masz wszystko, co będzie potrzebne:
- Ważny profil zaufany powiązany z Twoimi danymi.
- Plik zapisany na komputerze lub telefonie.
- Dokument w wersji końcowej, gotowy do podpisania.
- Telefon umożliwiający odebranie kodu autoryzacyjnego SMS.
Usługa „Podpisz dokument elektronicznie” obsługuje wiele formatów plików. Najczęściej podpisuje się dokumenty PDF, XML, DOCX, XLSX, JPG lub PNG. Szczegółowe limity przedstawiają się następująco:
| Parametr | Wymaganie | Przykład |
|---|---|---|
| Format pliku | Musi znajdować się na liście obsługiwanych formatów | PDF, XML, DOCX, JPG |
| Rozmiar | Łącznie maksymalnie 25 MB | Jeden duży plik lub kilka mniejszych |
| Liczba plików | Maksymalnie 5 plików podczas jednej operacji | Do pięciu dokumentów naraz |
Jeżeli plik przekracza limit, portal nie pozwoli go prawidłowo dodać. W takiej sytuacji trzeba zmniejszyć jego rozmiar albo podzielić dokument zgodnie z wymaganiami właściwej usługi urzędowej.
Jak podpisać dokument podpisem zaufanym?
Procedura wygląda tak:
- Wejdź na stronę podpis.gov.pl i wybierz usługę podpisywania lub sprawdzania dokumentu.
- Wybierz przycisk Dodaj plik albo przeciągnij dokument w wyznaczone miejsce. Możesz dodać maksymalnie pięć plików, których łączny rozmiar nie przekracza 25 MB.
- Po prawidłowym wczytaniu dokumentów kliknij Dalej.
- Sprawdź listę dodanych plików. Jeżeli jest dostępny podgląd, upewnij się, że wybrany został właściwy dokument.
- Wybierz przycisk Podpisz.
- Na ekranie wyboru metody wskaż podpis zaufany.
- Zaloguj się za pomocą profilu zaufanego. Możesz użyć dostępnej metody logowania, na przykład bankowości elektronicznej lub danych do profilu.
- Po zalogowaniu zaakceptuj operację podpisania dokumentu i odbierz kod autoryzacyjny SMS.
- Wpisz kod SMS w wyznaczonym polu, aby złożyć podpis.
- Po zakończeniu operacji pobierz podpisany dokument na swoje urządzenie.
Logowanie do profilu zaufanego i podpisanie dokumentu to dwie różne czynności. Nawet jeśli przed chwilą potwierdziłeś swoją tożsamość podczas logowania, kliknięcie przycisku podpisania wymaga ponownej autoryzacji, zwykle kodem SMS.
W zależności od formatu system może wygenerować podpisany plik, na przykład dokument XML zawierający podpis oraz treść podpisywanego materiału. Pobierz wynik i zachowaj go w takiej postaci, w jakiej został wygenerowany. Nie zastępuj go samym wydrukiem ani nie zapisuj ponownie w innym formacie, jeśli urząd wymaga oryginalnego pliku elektronicznego.
Jak sprawdzić, czy podpis jest poprawny?
Podpisany plik możesz zweryfikować w tej samej usłudze:
- Dodaj dokument na stronie podpis.gov.pl.
- Przy pliku wybierz przycisk Sprawdź, kto podpisał.
- Otwórz szczegóły podpisu i sprawdź dane osoby podpisującej.
- Upewnij się, że status podpisu ma oznaczenie Ważny.
Ta funkcja pozwala także sprawdzić dokument podpisany wcześniej przez inną osobę. W przypadku plików XML można pobrać plik źródłowy i odczytać treść dokumentu ukrytą w strukturze XML.
Gdzie podpis zaufany ma zastosowanie?
Podpis zaufany służy do załatwiania spraw w urzędach i kontaktu z administracją publiczną. Może być używany między innymi przy składaniu pism, wniosków oraz dokumentów elektronicznych wymagających potwierdzenia tożsamości.
Nie zakładaj jednak, że podpis zaufany zastąpi każdy rodzaj podpisu w relacjach prywatnych. Przy umowie z osobą prywatną lub firmą komercyjną druga strona może wymagać innej formy, na przykład podpisu kwalifikowanego albo podpisu własnoręcznego. Przed wysłaniem dokumentu sprawdź wymagania konkretnego odbiorcy.
Samo podpisanie dokumentu nie oznacza jego złożenia w urzędzie. Dotyczy to także sprawozdań finansowych. Podpisany plik trzeba jeszcze przesłać za pomocą właściwej usługi, na przykład do KRS albo do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zależnie od rodzaju dokumentu i sytuacji podmiotu.
Najważniejsza zasada jest prosta: przygotuj właściwy plik, wgraj go na podpis.gov.pl, wybierz podpis zaufany, a po zalogowaniu potwierdź sam podpis kodem SMS. Dopiero pobrany plik z prawidłowym statusem podpisu jest gotowy do przekazania właściwemu urzędowi.
Informacje dotyczące limitów i obsługiwanych formatów mogą zależeć od aktualnej wersji usługi. Przed wysłaniem dokumentu sprawdź bieżące komunikaty na podpis.gov.pl.
