Działalność nierejestrowana a koszty – czy można je odliczyć?

Koszty w działalności nierejestrowanej nie obniżają limitu przychodów, ale mogą zmniejszyć dochód opodatkowany w rocznym PIT-36. Przy sprawdzaniu limitu uwzględniasz cały przychód należny, bez odejmowania wydatków. Koszty rozliczasz dopiero w zeznaniu rocznym, a wydatek ujmujesz kasowo, czyli w momencie faktycznej zapłaty.

Limit przychodu a podatek – dwie różne kalkulacje

W 2025 roku miesięczny limit działalności nierejestrowanej wynosił 3499,50 zł, czyli 75% minimalnego wynagrodzenia. Od 2026 roku limit jest liczony kwartalnie i wynosi 225% minimalnej płacy. Przy wynagrodzeniu minimalnym 4806 zł daje to 10 813,50 zł na kwartał.

Na potrzeby limitu liczy się przychód należny, czyli kwota wynikająca ze sprzedaży lub wystawionego dokumentu, nawet jeśli klient jeszcze nie zapłacił. Nie pomniejszasz jej o materiały, przesyłkę, reklamę ani inne wydatki. Koszty nie sprawią więc, że zmieścisz się w limicie.

Inaczej wygląda rozliczenie podatku. W PIT-36 wykazujesz przychód podatkowy, koszty uzyskania przychodu oraz dochód, który powstaje po ich odjęciu. Przykładowo, sprzedaż za 3000 zł i udokumentowane koszty materiałów w wysokości 1600 zł dają dochód 1400 zł.

Co jest kosztem uzyskania przychodu?

Za koszt można uznać wydatek rzeczywiście poniesiony, racjonalnie uzasadniony i związany z osiągnięciem przychodu albo zachowaniem jego źródła. Między zakupem a sprzedażą lub usługą powinien istnieć możliwy do wyjaśnienia związek przyczynowo-skutkowy.

Nie ma zamkniętej listy wydatków dopuszczalnych w każdej działalności. Ten sam zakup może być kosztem u jednej osoby, a u innej mieć charakter prywatny. Przed dokonaniem zakupu sprawdź:

• Czy wydatek jest związany z konkretną sprzedażą lub usługą?
• Czy jest racjonalny i ekonomicznie uzasadniony?
• Czy nie służy przede wszystkim celom osobistym?
• Czy masz dokument potwierdzający zakup i zapłatę?
• Czy wydatek został faktycznie poniesiony w roku, w którym chcesz go rozliczyć?

Wydatki poniesione przed pierwszą sprzedażą mogą być rozliczone, jeśli mają związek z późniejszymi przychodami i zostały poniesione w tym samym roku podatkowym. Przy wątpliwościach dotyczących związku wydatku z działalnością bezpieczniej skonsultować sprawę z księgowym lub wystąpić o interpretację indywidualną.

Jakie wydatki mogą być kosztem?

Najczęściej rozliczane kategorie obejmują:

• Materiały i surowce – półprodukty do rękodzieła, materiały produkcyjne, kleje, nici, elementy wykończeniowe, opakowania oraz towary przeznaczone do odsprzedaży.
• Przesyłki i pakowanie – usługi kurierskie, opłaty pocztowe, materiały zabezpieczające, etykiety i ubezpieczenie przesyłki.
• Narzędzia i oprogramowanie – licencje, subskrypcje, aplikacje, hosting, domena, przestrzeń w chmurze oraz sprzęt wykorzystywany przy pracy.
• Marketing i edukacja – reklamy, wizytówki, fotografie produktów, kursy branżowe i szkolenia bezpośrednio związane z działalnością.
• Usługi obce – konsultacje księgowe i prawne, przygotowanie regulaminu, obsługa strony internetowej lub inne usługi potrzebne do sprzedaży.

Nie odliczysz wydatków osobistych, wartości własnej pracy, darowizn ani spłaty kapitału pożyczki lub kredytu. Trzeba też zachować ostrożność przy wydatkach mieszanych, które służą jednocześnie działalności i prywatnym celom. Do kosztów może trafić wtedy tylko uzasadniona część, jeśli da się ją wiarygodnie wyodrębnić.

Jak dokumentować koszty?

To na Tobie spoczywa obowiązek wykazania, że zakup miał miejsce i był związany z przychodem. Faktura imienna jest najbezpieczniejszym dowodem. Powinna wskazywać Twoje imię i nazwisko, dane sprzedawcy, datę, opis zakupionego towaru lub usługi oraz kwotę.

Dowodem mogą być także rachunki, umowy kupna-sprzedaży przy zakupach od osób prywatnych, potwierdzenia przelewu i dokumenty dotyczące przesyłki. Zbieraj dokumenty, które pokazują zarówno przedmiot transakcji, jak i jej wartość:

• Faktura lub rachunek z danymi sprzedawcy i nabywcy.
• Umowa kupna-sprzedaży z opisem przedmiotu, datą i ceną.
• Potwierdzenie zapłaty, na przykład przelew lub potwierdzenie płatności kartą.
• Dokument potwierdzający wykonanie usługi, na przykład dowód nadania przesyłki.

Sam wyciąg bankowy bez informacji, czego dotyczyła płatność, może nie wystarczyć do wykazania związku z działalnością. Koszt rozpoznajesz kasowo, czyli w dniu, w którym rzeczywiście zapłaciłeś za zakup, a nie w dniu wystawienia faktury.

Jak rozliczyć koszty w PIT-36?

Nie wpłacasz miesięcznych zaliczek z tytułu działalności nierejestrowanej. Koszty wykazujesz w zeznaniu rocznym PIT-36. Własna ewidencja kosztów nie zastępuje dokumentów, ale ułatwia ich uporządkowanie. Może zawierać datę zakupu i zapłaty, kwotę, rodzaj wydatku, numer dokumentu oraz informację o związku z przychodem.

Przy rozliczeniu rocznym postępuj według następujących kroków:

1. Zbierz dokumenty zakupów i sprawdź, czy każdy wydatek ma związek z działalnością.
2. Ustal, które wydatki zostały faktycznie opłacone w danym roku.
3. Zsumuj przychód podatkowy, czyli kwoty otrzymane lub postawione do Twojej dyspozycji.
4. W części E formularza PIT-36 wpisz przychód, koszty oraz dochód albo stratę z działalności nierejestrowanej.
5. Połącz dochód z innymi dochodami rozliczanymi według skali i zapłać podatek wynikający z zeznania.

Najczęstszy błąd polega na wpisywaniu do ewidencji sprzedaży kwoty pomniejszonej o koszt materiałów lub przesyłki. Ewidencja sprzedaży służy do monitorowania limitu, dlatego pokazuje pełną wartość sprzedaży. Koszty rozliczasz osobno w zeznaniu podatkowym.

O czym pamiętać po rozliczeniu?

Koszty mogą obniżyć dochód i podatek, ale nie zmniejszają przychodu uwzględnianego przy limicie. Zbieraj dokumenty na bieżąco, opłacaj wydatki w sposób pozwalający potwierdzić płatność i prowadź własną ewidencję kosztów.

Notatka ekspercka: dokumenty dotyczące kosztów przechowuj przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. W razie kontroli to dokumentacja potwierdza zarówno poniesienie wydatku, jak i jego związek z przychodem.

Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej. Przy nietypowych wydatkach lub wątpliwościach dotyczących rozliczenia skonsultuj się z doradcą podatkowym.