Arkusz spisu z natury dokumentuje rzeczywisty stan towarów i materiałów, dlatego jego przygotowanie wymaga fizycznego przeliczenia zapasów, a nie tylko wydrukowania danych z programu księgowego. Obowiązek sporządzenia remanentu wynika z rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, a ustalona wartość może wpływać na dochód do opodatkowania PIT oraz podstawę składki zdrowotnej.
Co musi zawierać arkusz spisu z natury?
Spis z natury sporządza podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów. Do końca 2025 r. zakres obowiązku wynika z § 24 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Od 2026 r. analogiczne regulacje zawiera § 20 ust. 1 nowego rozporządzenia. Sam dokument może mieć formę papierową albo elektroniczną, ale musi rzetelnie odzwierciedlać stan ustalony podczas inwentaryzacji.
W arkuszu powinny znaleźć się co najmniej następujące informacje:
- Dane przedsiębiorcy – imię i nazwisko właściciela albo nazwa firmy.
- Data sporządzenia spisu – wskazująca dzień, na który ustalono stan zapasów.
- Numer kolejny pozycji – pozwalający kontrolować kompletność arkusza.
- Szczegółowy opis składnika – nazwa lub inne oznaczenie pozwalające jednoznacznie zidentyfikować towar, materiał albo inny składnik.
- Jednostka miary i ilość – na przykład sztuki, kilogramy, metry lub litry.
- Cena jednostkowa – podana w złotych i groszach, zgodnie z przyjętą metodą wyceny.
- Wartość pozycji oraz łączna wartość spisu – po przeprowadzeniu wyceny wszystkich składników.
- Klauzula zakończenia spisu – na przykład „Spis zakończono na pozycji …”.
- Podpisy – do 31 grudnia 2025 r. podpisy osób sporządzających spis oraz właściciela lub wspólników, a od 2026 r. według wskazanej zmiany wystarczający ma być podpis właściciela.
Numeracja pozycji powinna być ciągła, a opisy na tyle szczegółowe, aby można było powiązać wpis w arkuszu z faktycznie znalezionym składnikiem. Dokument należy przechowywać razem z dokumentacją księgową.
Jak przeprowadzić spis z natury krok po kroku?
Arkusz jest tylko zapisem czynności inwentaryzacyjnych. Wydruk stanów magazynowych może pomóc w organizacji pracy, ale nie zastępuje sprawdzenia zapasów w rzeczywistości.
- Ustal dzień spisu – najczęściej jest to 1 stycznia albo koniec roku podatkowego, ale spis sporządza się również przy rozpoczęciu działalności, zmianie wspólnika, zmianie proporcji udziałów lub likwidacji działalności.
- Przygotuj arkusze i uporządkuj miejsce składowania – rozdziel towary, materiały, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Zadbaj o identyfikację składników o podobnych nazwach.
- Policz i opisz składniki fizycznie – ustal rzeczywistą ilość, jednostkę miary oraz stan zapasów. Dane z systemu komputerowego traktuj jako pomocnicze, ponieważ sam wydruk nie potwierdza wykonania spisu z natury.
- Ujmij towary znajdujące się poza zakładem – jeżeli pozostają własnością przedsiębiorcy, powinny zostać uwzględnione w spisie.
- Wyceny pozycji dokonaj po zakończeniu liczenia – zastosuj właściwą cenę zakupu, cenę nabycia, koszt wytworzenia albo inną metodę przewidzianą dla danego składnika.
- Podsumuj arkusz i zamknij spis – wpisz łączną wartość, dodaj klauzulę zakończenia oraz wymagane podpisy.
- Wpisz wartość do KPiR i zachowaj dokumentację – spis należy ująć w księdze zgodnie z zasadami dotyczącymi danego momentu jego sporządzenia.
Różnica między remanentem początkowym a końcowym wpływa na ustalenie dochodu podatkowego. Wyższy remanent końcowy zwiększa dochód w porównaniu z sytuacją, w której stan początkowy był wyższy, a niższy może go odpowiednio zmniejszyć. Przy skali podatkowej i podatku liniowym różnica remanentowa może także wpływać na podstawę wymiaru składki zdrowotnej.
Jak wycenić składniki ujęte w remanencie?
Po ustaleniu ilości zapasów trzeba przypisać im wartość. Dla materiałów i towarów podstawowe znaczenie ma rozróżnienie ceny zakupu i ceny nabycia. Cena zakupu uwzględnia wartość wynikającą z dokumentu zakupu, po pomniejszeniu o odliczany VAT i rabaty. Cena nabycia obejmuje także koszty uboczne związane z zakupem, na przykład transport lub ubezpieczenie.
| Składnik majątku | Sposób wyceny | Uwagi |
|---|---|---|
| Towary handlowe i materiały | Cena zakupu albo cena nabycia | Można zastosować cenę rynkową z dnia spisu, jeżeli jest niższa od ceny zakupu lub nabycia. W takim przypadku należy wykazać również cenę pierwotną. |
| Półwyroby i wyroby gotowe własnej produkcji | Koszt wytworzenia | Wycena powinna uwzględniać koszty związane z wytworzeniem danego składnika. |
| Produkcja w toku | Koszt wytworzenia, z uwzględnieniem stopnia zaawansowania prac | Przy skomplikowanej produkcji sposób ustalenia wartości może wymagać analizy księgowej. |
| Braki i odpady | Wartość uwzględniająca ich dalszą przydatność | Odpady użytkowe wycenia się według oszacowanej wartości możliwej do uzyskania lub wykorzystania. |
W określonych przypadkach przepisy przewidują także pomniejszenie wartości spisu o kwoty wynikające z korekt kosztów lub zwiększenia przychodów związanych z naruszeniem zasad płatności przy transakcjach o wartości co najmniej 15 000 zł, w zakresie dotyczącym składników objętych spisem.
Co ująć w spisie, a czego nie wpisywać?
Zakres remanentu obejmuje składniki wskazane w przepisach, a nie cały majątek przedsiębiorstwa. Przed zamknięciem arkusza sprawdź następujące kwestie:
- Ujmij towary handlowe – także wtedy, gdy znajdują się poza siedzibą firmy, ale nadal są własnością przedsiębiorcy.
- Ujmij materiały, półwyroby, produkcję w toku i wyroby gotowe – jeżeli pozostają na dzień spisu w przedsiębiorstwie lub poza nim jako własność podatnika.
- Ujmij braki i odpady – nadając im wartość zgodnie z ich stanem i dalszą przydatnością.
- Towary obce wpisz ilościowo – należy wskazać ich właściciela, ale nie przypisuje się im wartości w remanencie przedsiębiorcy.
- Nie wpisuj środków trwałych ani wyposażenia – nie są składnikami remanentu sporządzanego dla celów podatku dochodowego.
- Nie zastępuj spisu wydrukiem z magazynu – zestawienie komputerowe nie dowodzi fizycznego przeliczenia zapasów.
Remanent dla PIT należy odróżnić od remanentu likwidacyjnego sporządzanego dla celów VAT. Przy likwidacji działalności zakres i cel dokumentów mogą być inne, dlatego nie należy automatycznie przenosić do spisu podatkowego wszystkich składników wykazywanych na potrzeby VAT.
Czy trzeba sporządzić zerowy spis z natury?
Tak. Brak towarów, materiałów i innych składników objętych remanentem nie znosi obowiązku udokumentowania stanu. W takiej sytuacji sporządza się zerowy arkusz spisu z natury, wpisuje wartość „0 zł”, ujmuje dokument w KPiR i przechowuje go w dokumentacji.
Ekspert radzi: Zerowy spis warto sporządzić nawet wtedy, gdy przedsiębiorca jest przekonany, że nie posiada zapasów. Dokument potwierdza wykonanie obowiązku na konkretny dzień i ogranicza ryzyko wątpliwości przy weryfikacji księgi.
Poprawne arkusze spisu z natury powinny łączyć kompletność formalną z rzetelnym ustaleniem ilości i wartości zapasów. Najczęstszy błąd polega na potraktowaniu raportu z programu magazynowego jako gotowego remanentu. Program może ułatwić przygotowanie dokumentacji, lecz podstawą pozostaje fizyczne sprawdzenie składników, ich właściwa wycena i wpisanie wyniku do KPiR.
Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej. Przy produkcji w toku, nietypowych metodach wyceny, zmianie wspólnika lub likwidacji działalności sposób sporządzenia dokumentacji warto skonsultować z księgowym albo doradcą podatkowym.
