Upoważnienie do odbioru dokumentu powinno mieć formę pisemną, zawierać dokładne dane obu osób, precyzyjny opis odbieranego dokumentu oraz własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia. Przed przygotowaniem pisma sprawdź też, czy urząd lub instytucja nie udostępnia własnego formularza.
Jak przygotować upoważnienie krok po kroku?
Dokument może odebrać wskazana przez Ciebie osoba, na przykład członek rodziny lub inna zaufana osoba. Upoważnienie powinno jednak jednoznacznie wskazywać, kto udziela zgody, kto będzie działał w jego imieniu i jakiego dokumentu dotyczy czynność.
Przygotuj pismo w następującej kolejności:
- Wpisz dane osoby upoważniającej – podaj imię i nazwisko, adres, numer PESEL oraz numer dokumentu tożsamości, jeśli wymaga go dana instytucja.
- Podaj dane osoby upoważnionej – wpisz jej imię i nazwisko, adres, numer PESEL i numer dowodu osobistego. Dzięki temu pracownik urzędu będzie mógł potwierdzić jej tożsamość.
- Dokładnie opisz dokument – wskaż jego nazwę, numer sprawy lub numer referencyjny, datę wydania oraz miejsce odbioru, jeśli te informacje są dostępne.
- Określ zakres upoważnienia – napisz, że dana osoba może odebrać konkretny dokument w Twoim imieniu. Jeżeli ma podpisać potwierdzenie odbioru, zaznacz to w treści.
- Dodaj datę i termin obowiązywania – możesz wskazać, że upoważnienie dotyczy jednorazowego odbioru albo obowiązuje od określonego dnia do określonego dnia.
- Złóż podpis odręczny – podpis powinien należeć do osoby udzielającej upoważnienia. Sam wydruk, kserokopia podpisu lub pieczątka nie zastępują własnoręcznego podpisu.
Najważniejsze dane, które powinny znaleźć się w piśmie, to:
- dane osoby udzielającej upoważnienia,
- dane osoby upoważnionej,
- dokładny opis dokumentu i sprawy, której dotyczy,
- data sporządzenia oraz własnoręczny podpis.
Upoważnienie do odbioru dokumentu – wzór
Poniższy wzór możesz dostosować do konkretnej instytucji. Uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych i usuń informacje, które nie są potrzebne.
UPOWAŻNIENIE DO ODBIORU DOKUMENTU
Ja, [imię i nazwisko osoby udzielającej upoważnienia], zamieszkały/a pod adresem [adres], PESEL [numer PESEL], legitymujący/a się dokumentem tożsamości [rodzaj i numer dokumentu], upoważniam [imię i nazwisko osoby upoważnionej], zamieszkałego/ą pod adresem [adres], PESEL [numer PESEL], legitymującego/ą się dokumentem tożsamości [rodzaj i numer dokumentu], do odbioru w moim imieniu następującego dokumentu:
[dokładna nazwa dokumentu, numer sprawy lub referencyjny, data wydania albo inne dane pozwalające go zidentyfikować]
Dokument zostanie odebrany w [nazwa i adres urzędu lub instytucji].
Upoważnienie obowiązuje [jednorazowo / od dnia [data] do dnia [data]].
[miejscowość], [data]
………………………………….
[własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia]
Jeżeli osoba upoważniona ma podpisać potwierdzenie odbioru albo odebrać informacje związane z dokumentem, możesz dopisać takie uprawnienie. Nie rozszerzaj jednak treści ponad czynność, która jest rzeczywiście potrzebna.
Kiedy zwykłe upoważnienie nie wystarczy?
Przy jednorazowym odbiorze konkretnego dokumentu zwykłe pismo często jest wystarczające, ale ostateczne wymagania ustala instytucja prowadząca sprawę. Urząd może wymagać tak zwanego pełnomocnictwa szczególnego, czyli dokumentu jasno wskazującego konkretną sprawę lub dokument.
Zwykłe upoważnienie nie powinno być utożsamiane z pełnomocnictwem notarialnym. To drugie może być potrzebne przy czynnościach wywołujących poważniejsze skutki prawne, na przykład przy zawieraniu określonych umów lub prowadzeniu spraw majątkowych. Sam odbiór dokumentu nie oznacza automatycznie, że trzeba korzystać z usług notariusza.
Niektóre instytucje stosują własne druki. Dotyczy to między innymi placówek medycznych, które mogą udostępniać formularz do odbioru dokumentacji medycznej. W takim przypadku lepiej użyć wzoru przygotowanego przez daną placówkę, ponieważ może on zawierać dodatkowe pola wymagane przy wydawaniu dokumentów.
Przed wizytą w urzędzie sprawdź następujące kwestie:
- czy urząd lub instytucja udostępnia własny druk upoważnienia,
- czy osoba upoważniona ma przy sobie dowód osobisty lub inny wymagany dokument tożsamości,
- czy pismo zawiera własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia,
- czy opis dokumentu i sprawy jest wystarczająco precyzyjny.
Najbezpieczniej ograniczyć upoważnienie do jednego, dokładnie opisanego dokumentu i wcześniej potwierdzić wymagania konkretnego urzędu. Dzięki temu osoba odbierająca będzie wiedziała, co ma odebrać, a pracownik instytucji łatwiej zweryfikuje zakres jej umocowania.
